Una foto del documento del cliente mandata al collega, il preventivo inoltrato in chat, l’ordine confermato con un vocale. Succede ogni giorno in moltissimi uffici. Eppure è proprio l’abitudine che i sindacati dei bancari del gruppo Intesa Sanpaolo hanno chiesto di abbandonare.
Il richiamo dei sindacati
In un comunicato del 20 ottobre, i coordinatori territoriali di FABI, FIRST CISL, FISAC CGIL e UILCA ricordano ai lavoratori che app come WhatsApp non sono strumenti aziendali. Non vanno usate per scambiare documenti o dati della banca, né per dare o ricevere disposizioni operative. Il consiglio è netto: disinstallarle dai dispositivi di lavoro. Ci vuole un minuto, mentre un incidente di sicurezza può avere conseguenze serie per l’azienda, per i clienti e per chi lavora.
Perché il problema riguarda anche la tua attività
Non serve essere una banca. In uno studio, in un negozio o in una piccola azienda valgono le stesse ragioni:
- Gli account personali si possono rubare: con la truffa del codice SMS chi prende il controllo dell’account vede anche le chat di lavoro.
- Non sai dove finiscono i dati: le chat si salvano in backup su cloud personali e restano sul telefono anche quando il collaboratore lascia l’azienda.
- Un telefono perso è un archivio perso, con documenti d’identità, contratti e dati sanitari magari a portata di chiunque.
- Privacy e GDPR: i dati dei clienti devono essere trattati con strumenti adeguati e sotto il controllo dell’azienda. Una chat personale difficilmente lo è.
Cosa fare, in pratica
- Scrivi poche regole chiare: quali canali si usano per cosa, cosa non si invia mai in chat (documenti d’identità, dati bancari e sanitari, password).
- Usa strumenti aziendali: email con il dominio dell’azienda e uno spazio cloud condiviso con permessi per persona. Una soluzione come Nextcloud tiene i documenti su un server scelto da te.
- Separa lavoro e vita privata: se WhatsApp serve per parlare con i clienti, valuta WhatsApp Business su un numero aziendale, e anche lì niente documenti sensibili.
- Proteggi i dispositivi: blocco schermo, verifica in due passaggi sulle app, aggiornamenti automatici.
- Quando un collaboratore lascia l’azienda, togli gli accessi e recupera i dati il giorno stesso.
Se vuoi organizzare uno spazio di lavoro condiviso, sicuro e facile da usare, posso aiutarti a scegliere e configurare quello giusto. Trovi i dettagli nella pagina Sicurezza, cloud e recupero dati.
Fonte: FISAC CGIL Gruppo Intesa Sanpaolo